2021_GR_00218 - DOKO vzw aankoopcentrale en raamcontract voor de aankoop van nieuwe personal computers A-merken - aansluiting - Beslissing

De digitalisering is de laatste jaren een versnelling hoger geschakeld in onze maatschappij, ook in de schoolomgeving. 

De COVID-19-pandemie heeft er bijkomend voor gezorgd dat op korte termijn een hoge nood aan ICT-materiaal in de scholen is ontstaan. De uitgaven voor ICT-materiaal voor de gemeentelijke basisscholen nemen echter een behoorlijke hap uit het budget. Door gebruik te maken van raamcontracten kan men deze kost aanzienlijk doen dalen en kan men oplossingen aanreiken op korte termijn.

De aankoopcentrale DOKO vzw (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs), met bestuurszetel te 1040 Brussel, Guimardstraat 1, heeft een raamcontract uitgerold voor de aankoop van nieuwe personal computers A-merken (bestek DOKO-2019-SDW01). De opdracht werd gegund aan de firma Signpost. Ze werd georganiseerd via een openbare procedure, met Europese bekendmaking.

De raamovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar (1 jaar en driemaal de mogelijkheid tot verlenging) en loopt van 1 juni 2019 t.e.m. 1 juni 2023. Er werd al een tweede maal verlengd tot 1 juni 2022.

Dit raamcontract werd georganiseerd als aankoopcentrale. Dit betekent dat DOKO vzw fungeert als tussenpersoon door het uitrollen van raamovereenkomsten die door aanbestedende overheden kunnen worden gebruikt. Door toe te treden tot dit raamcontract is de gemeente Sint-Pieters-Leeuw vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. Na instap ontstaat een contractuele band tussen de gemeente Sint-Pieters-Leeuw en de leverancier Signpost. De gemeente kan dan rechtstreeks en voor eigen rekening opdrachten/bestellingen plaatsen bij Signpost.

In deze raamovereenkomst zijn scherpe prijzen bekomen voor desktopcomputers, laptops en schermen met mogelijkheid tot opties en uitbreidingen. Daarnaast is het ook mogelijk overige ICT-producten te kiezen uit de catalogus.

De vraag werd gesteld aan DOKO vzw of de gemeente diende toe te treden tot de aankoopcentrale alvorens te kunnen aansluiten bij het raamcontract voor de aankoop van personal computers. De leden van de raad van bestuur van vzw DOKO hebben de toetredingsaanvraag van de gemeente (CBS) goedgekeurd om af te nemen van de DOKO raamovereenkomst voor personal computers, onder de volgende voorwaarden:

• het akkoord geldt alleen voor deze ene raamovereenkomst en houdt geen engagement in voor andere raamovereenkomsten;
• op dit ogenblik wordt geen vergoeding aangerekend aan afnemers die geen lid zijn van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. De raad van bestuur van vzw DOKO houdt zich het recht voor om dat naar de toekomst toe te wijzigen. Het zal wel tijdig aan de afnemers gemeld worden, waarop die beslissing van toepassing zal worden.

Volgens de statuten van de vzw DOKO wordt het gemeentebestuur dus een toegetreden lid, maar maakt het geen deel uit van de algemene vergadering.

Men hoeft dus geen lid te zijn van Katholiek Onderwijs Vlaanderen om toe te kunnen treden.

Toetreding tot het raamcontract levert o.a. de volgende voordelen op voor het gemeentebestuur:

• men kan gebruik maken van dit raamcontract waardoor men is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
• op grond van de gesloten raamovereenkomst zal de weerhouden inschrijver tijdens de looptijd ervan dezelfde voorwaarden ook aanbieden aan eventuele toekomstige afnemers, zoals het gemeentebestuur;
• doordat men zelf geen gunningsprocedure moet voeren, levert dit een besparing aan tijd en geld op; 
• men kan gebruik maken van de expertise van een andere organisatie/aanbestedende overheid;
• de prijzen zijn door de schaalgrootte van de aanbestedingen gunstiger; dankzij het schaalvoordeel kan er een substantiële besparing gerealiseerd worden t.o.v. de prijzen die de gemeente op de reguliere markt zou kunnen verkrijgen. De uitgespaarde middelen kunnen worden ingezet voor andere doeleinden die de gemeentelijke scholen ten goede komen;
• de behoeftes van de gemeente stemmen voldoende overeen met de bepalingen in het bestek.

Er moet worden benadrukt dat het raamcontract geen exclusiviteitscontract is.

Om voormelde redenen wordt geadviseerd om toe te treden tot dit raamcontract.

De wet d.d. 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies en alle latere wijzigingen;

De wet d.d. 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en alle latere wijzigingen, o.a. artikelen 2, 6°, 8°, 22°, 35°, 36, 43 en 47;

Het decreet over het lokaal bestuur en alle latere wijzigingen, art. 40-41 en 386;

Het koninklijk besluit d.d. 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en alle latere wijzigingen ('KB Uitvoering');

Het koninklijk besluit d.d. 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en alle latere wijzigingen ('KB Plaatsing');

De statuten van vzw DOKO;

Het bestek DOKO-2019-SDW01 met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “raamovereenkomst voor de aankoop van nieuwe personal computers A-merken” als een overheidsopdracht voor leveringen, met Europese bekendmaking.